À propos

Adopté par l’Assemblée générale annuelle 2022

SECTION – Dispositions générales 

1. Nom et incorporation. La présente corporation, connue et désignée sous le nom de La Société d’histoire forestière du Québec (ci-après appelée la Société) est incorporée comme organisme sans but lucratif selon la troisième partie de la Loi sur les compagnies (Québec) en date du 18 janvier 2007, sous le numéro d’entreprise du Québec 1164185887. 

2. Mission : La SHFQ est une société sans but lucratif dont la mission consiste à produire et diffuser du contenu culturel et scientifique mettant en valeur l’histoire forestière du Québec. Par ses activités, elle vise à stimuler le transfert de connaissances et le dialogue entre les différents intervenants du milieu forestier dans un esprit de concertation et d’appréciation de la richesse de l’histoire forestière québécoise. 

SECTION – LES MEMBRES 

3. Catégories. La Société comprend deux (2) catégories de membres, à savoir : les membres actifs et les membres honoraires. 

4. Membres actifs. Est membre actif de la Société toute personne physique ou morale intéressée aux buts et aux activités de la corporation qui acquitte le montant de sa cotisation annuelle et auquel, sur demande à cette fin, le conseil d’administration accorde le statut de membre actif. Les membres actifs ont le droit de participer à toutes les activités de la Société, de recevoir les avis de convocation aux assemblées des membres, d’assister à ces assemblées et d’y voter. Ils sont éligibles comme administrateurs de la Société. 

5. Membres honoraires. Il est loisible au conseil d’administration, par résolution, de nommer membre honoraire de la Société, toute personne physique ou morale qui aura rendu service à la Société par son travail ou par ses donations, ou qui aura manifesté son appui pour les buts poursuivis par la corporation.  

Les membres honoraires peuvent participer aux activités de la Société et assister aux assemblées des membres, mais ils n’ont pas le droit de voter lors de ces assemblées. Ils ne sont pas éligibles comme administrateurs de la Société et ils ne sont pas tenus de verser de cotisation annuelle. 

6. Cotisation annuelle. Le montant de la cotisation des membres actifs est fixé par le conseil d’administration et est payable à la date et selon les modalités déterminées par ce dernier. 

7. Code d’éthique. Tous les membres de la Société doivent adhérer à son Code d’éthique qui fait partie intégrante de ce règlement. 

8 Démission. Toute démission d’un membre doit être envoyée par lettre ou par courriel au secrétaire de la Société. 

9. Suspension et radiation. Le conseil d’administration peut, par résolution, suspendre pour une période qu’il détermine ou encore radier définitivement tout membre qui omet de payer sa cotisation annuelle, ou qui enfreint les règlements de la Société, ou qui commet un acte jugé indigne, ou contraire ou néfaste aux buts poursuivis par la Société. Cependant, avant de prononcer la suspension ou l’expulsion du membre, le conseil doit l’aviser par lettre de la date, de l’heure et de l’endroit de la réunion où doit être débattue la question, lui faire part succinctement des motifs qui lui sont reprochés et lui donner la possibilité de se faire entendre. La décision du conseil d’administration est finale et sans appel. 

SECTION – ASSEMBLÉE DES MEMBRES 

10. Composition. L’assemblée générale se compose de tous les membres en règle de la Société. 

11. Assemblée annuelle. L’assemblée annuelle des membres est tenue dans les quatre-vingt-dix (90) jours qui suivent la fin de l’exercice financier de la corporation, à la date et à l’endroit fixés par le conseil d’administration.  

12. Ordre du jour. L’ordre du jour de l’assemblée générale annuelle doit au moins contenir les points suivants:  

• Lecture et adoption de l’ordre du jour  

• Lecture et adoption du procès-verbal de la dernière assemblée;  

• Rapport d’activités du conseil d’administration sortant  

• Présentation du bilan financier  

• Dépôt du Plan d’action et des prévisions budgétaires (à titre d’information) 

• Ratification des règlements adoptés par les administrateurs depuis la dernière assemblée générale 

• Élection des administrateurs  

• Souhaits des membres 

• Levée de la réunion

13. Assemblées extraordinaires. L’assemblée extraordinaire est convoquée sur demande du conseil d’administration. Cependant, le conseil d’administration est tenu de convoquer une assemblée extraordinaire des membres sur réquisition à cette fin, par écrit, signée par au moins un dixième (1/10) des membres, qui devra spécifier le but et les objets d’une telle assemblée extraordinaire. À défaut par le conseil de convoquer et de tenir une assemblée extraordinaire demandée par les membres dans les vingt et un (21) jours suivant la réception de la demande écrite, celle-ci peut être convoquée par les signataires eux-mêmes de la demande écrite. Seuls les sujets mentionnés dans l’avis de convocation peuvent être traités au cours d’une assemblée extraordinaire. 

14. Avis de convocation. Toute assemblée des membres devra être convoquée par écrit ou par courriel et un avis à cette fin devra être émis à chacun des membres de la Société, lequel devra contenir le lieu, la date, l’heure et l’ordre du jour de l’assemblée. Le délai de convocation sera d’au moins 10 jours ouvrables. 

15. Président et secrétaire d’assemblée. Le président de la Société ou, à son défaut, le vice-président, ou toute autre personne qui peut être de temps à autre nommée à cet effet par le conseil d’administration, préside aux assemblées des membres. Le secrétaire de la Société ou toute autre personne nommée à cette fin par le conseil d’administration agit comme secrétaire des assemblées des membres. 

16. Quorum. Le quorum est fixé à un minimum qui correspond aux administrateurs élus présents plus trois (3) membres actifs qui ne font pas partie du conseil d’administration. 

17. Vote. Les membres actifs en règle présents ont droit à un vote chacun. Le vote par procuration n’est pas permis. En cas de partage des voix, le président d’assemblée aura voix prépondérante. Le vote se prend à main levée, à moins que le scrutin secret ne soit demandé par au moins 50% membres présents. À moins de stipulation contraire dans la Loi ou les présents règlements, toutes les questions soumises à l’assemblée des membres seront tranchées à la majorité simple (50% + 1) des voix exprimées. 

18. Procédure aux assemblées. Le président de toute assemblée des membres veille au bon déroulement de l’assemblée et y conduit les procédures sous tous rapports, et sa discrétion sur toute matière est décisive et lie tous les membres. Il a notamment le pouvoir de déclarer irrecevables certaines propositions, de dicter la procédure à suivre, sujette aux présents règlements, et d’expulser de l’assemblée toute personne qui n’a pas le droit d’y assister ainsi que tout membre qui y sème la perturbation ou ne se plie pas aux ordres du président. Une déclaration, lors de l’assemblée, par le président de toute assemblée qu’une résolution a été adoptée, ou adoptée à l’unanimité, ou adoptée par une majorité définie, ou rejetée, ou qu’elle n’a pas été adoptée par une majorité définie, constitue une preuve concluante de ce fait. Le président d’une assemblée des membres a, en tout temps durant l’assemblée, le pouvoir de l’ajourner de temps à autre, et il n’est pas nécessaire de donner un avis de convocation pour la reprise de la séance ainsi ajournée, à moins que la majorité des membres présents le demande. Dans l’éventualité d’un tel ajournement, il peut être pris connaissance et disposé à la reprise de l’assemblée de toute affaire dont il aurait pu être pris connaissance et disposé ors de l’assemblée originale. À défaut par le président de l’assemblée de s’acquitter fidèlement de sa tâche, les membres peuvent à tout moment le destituer et le remplacer par une autre personne choisie par les membres. 

SECTION – CONSEIL D’ADMINISTRATION 

19. Nombre. Le nombre d’administrateurs est d’au minimum trois (3) et d’un maximum de neuf (9) 

20. Durée des fonctions. Chaque administrateur entre en fonction à la clôture de l’assemblée au cours de laquelle il a été nommé ou élu. Il demeure en fonction jusqu’à l’assemblée annuelle suivante ou jusqu’à ce que son successeur ait été nommé ou élu. 

21. Éligibilité. Sauf stipulation contraire, il est nécessaire d’être membre en règle de la Société pour être éligible comme administrateur. Les administrateurs sortants de charge sont rééligibles. 

22. Élection. Les administrateurs sont élus par l’assemblée générale par une majorité simple (50%+1). Toute vacances est comblée par décision du conseil d’administration, et ce, pour la durée du terme restant. 

23. Retrait d’un administrateur. Cesse de faire partie du conseil d’administration et d’occuper sa fonction tout administrateur qui :  

a. Présente par écrit sa démission au conseil d’administration, soit au président ou au secrétaire de la Société, soit lors d’une assemblée du conseil d’administration

b. Décède, devient insolvable ou interdit

c. Cesse de posséder les qualifications requises

d. Est destitué tel que prévu ci-après; ou  

e. Omet, sans raison, d’être présent à trois (3) réunions successives du conseil d’administration

24. Vacances. Tout administrateur dont la charge n’est pas comblée ou a été déclarée vacante peut être remplacé par résolution du conseil d’administration ou à une assemblée spéciale des membres, mais le remplaçant ne demeure en fonction que pour le reste du terme non expiré de son prédécesseur. Lorsque le conseil d’administration est incomplet, soit à cause des vacances ou parce que certains postes n’ont pas été comblés par les membres de la Société, il est de la discrétion des administrateurs demeurant en fonction de les remplir. S’ils décident de combler une vacance ou de combler un poste, ils nomment au poste vacant une personne possédant les mêmes qualités que celles requises de son prédécesseur ou de la personne qui aurait pu occuper le poste et, dans l’intervalle, ils peuvent, même si le conseil est incomplet, validement continuer à exercer leurs fonctions, du moment qu’un quorum subsiste. 

25. Rémunération. Les administrateurs ne reçoivent aucune rémunération de la Société pour leurs services. 

26. Contrat avec un administrateur. Aucun administrateur intéressé, soit personnellement, soit comme membre d’une institution publique ou privée, dans un contrat avec la Société, n’est tenu de démissionner. Il doit cependant divulguer son intérêt au conseil d’administration au moment où celui-ci prend une décision sur ce contrat, se retirer et s’abstenir de voter sur toute résolution portant sur ce contrat. 

27. Pouvoirs et responsabilités du conseil. Le conseil administre les affaires de la corporation et en exerce tous les pouvoirs. L’administrateur doit, dans l’exercice de ses fonctions, respecter les obligations que la Loi, les lettres patentes et les règlements lui imposent et agir dans les limites des pouvoirs qui lui sont conférés.  

L’administrateur doit agir avec prudence et diligence, soin, honnêteté et loyauté dans le meilleur intérêt de la corporation. De plus, il doit éviter de se placer dans une situation de conflits entre son intérêt personnel et celui de la corporation. 

SECTION – ASSEMBLÉES DU CONSEIL D’ADMINISTRATION 

28. Fréquence, avis, quorum et vote. Le conseil d’administration se réunit aussi souvent que jugé nécessaire, mais au moins deux fois par année, sur demande du président ou de deux (2) des membres du conseil. L’avis de convocation est donné par courrier ordinaire, téléphone, télécopieur ou courriel au moins trois jours à l’avance. Si tous les administrateurs sont présents ou si les absents y consentent par écrit, l’assemblée peut avoir lieu sans avis préalable de convocation. Le quorum de chaque assemblée est fixé à la majorité des administrateurs. Un quorum doit être présent pour toute la durée des assemblées. Les questions sont décidées à la majorité simple des voix exprimées, le président n’ayant pas voix prépondérante au cas de partage des voix. 

29. Résolution signée. Une résolution écrite, signée par tous les administrateurs, est valide et a le même effet que si elle avait été adoptée à une assemblée du conseil d’administration dûment convoquée et tenue. Une telle résolution doit être insérée dans le registre des procès-verbaux de la Société, suivant sa date, au même titre qu’un procès-verbal régulier. 

30. Procès-verbaux. Les membres de la Société peuvent consulter les procès-verbaux et résolutions du conseil d’administration. 

SECTION – LE COMITÉ EXÉCUTIF 

31. Composition. Le comité exécutif est composé d’au moins 3 membres élus parmi les administrateurs et est composé (selon le cas) du président, du vice-président, du trésorier, du secrétaire et d’un autre membre élu parmi les administrateurs par le conseil d’administration. 

32. Élection. L’élection des membres du comité exécutif se fait annuellement à l’assemblée du conseil d’administration suivant immédiatement l’assemblée annuelle des membres. 

33. Disqualification. Un membre du comité exécutif qui cesse d’être administrateur [selon le cas : ou président, trésorier ou secrétaire] de la Société est automatiquement disqualifié comme membre du comité exécutif. 

34. Vacances. Les vacances qui surviennent au comité exécutif peuvent être comblées par le conseil d’administration. 

35. Réunions. Les réunions du comité exécutif peuvent être tenues sans avis, au moment et au lieu que le président détermine. 

36. Quorum. Le quorum aux réunions du comité exécutif est de trois membres. 

37. Pouvoirs. Le comité exécutif a l’autorité et exerce tous les pouvoirs du conseil d’administration pour l’administration courante des affaires de la corporation, excepté les pouvoirs qui, en vertu de la Loi, doivent être exercés par le conseil d’administration ainsi que ceux que le conseil d’administration peut se réserver expressément. Le comité exécutif fait rapport de ses activités à chaque assemblée du conseil d’administration et celui-ci peut alors renverser ou modifier les décisions prises, à condition que les droits des tiers ne soient pas affectés. 

38. Président. Le président est le premier dirigeant de la Société. Il exerce son autorité sous le contrôle du conseil. Il est le porte-parole officiel de la corporation, à moins que le conseil n’en désigne un autre. Il préside les assemblées des membres et du conseil d’administration. Il voit à la réalisation des objectifs de la Société, s’assure de l’exécution des décisions du conseil d’administration, signe tous les documents requérant sa signature et remplit tous les devoirs qui peuvent lui être attribués par le conseil d’administration. Il est membre d’office de tous les comités formés par le conseil. 

39. Vice-président. Le vice-président soutient le président dans l’exercice de ses fonctions. Il le remplace en cas d’absence ou d’incapacité d’agir. Il peut remplir toute autre fonction que lui attribue le conseil. 

40. Trésorier. Le trésorier est un membre du Conseil d’administration. Il s’assure de la bonne gestion financière de la Société. Il présente périodiquement les états financiers et les prévisions budgétaires au conseil pour adoption ou information, selon le cas. Il conseille le président et le conseil d’administration sur la situation financière de la Société. Il signe les états financiers annuels après leur adoption par le conseil d’administration. 

41. Secrétaire. Le secrétaire est un membre du conseil d’administration. Il agit comme secrétaire de la Société et du conseil. Il assure la bonne garde du sceau, des archives, des procès-verbaux et autres documents officiels de la Société, et qu’ils sont disponibles et conservés adéquatement au siège social par la Société. La fonction de secrétaire peut être combinée à celle de trésorier. 

42. Directeur général. Le conseil d’administration peut nommer un directeur général qui ne doit pas être un administrateur de la Société. Il relève du Conseil d’administration. Il est responsable des opérations de la société. Le directeur a l’autorité nécessaire pour gérer les ressources financières et humaines de la Société conformément aux instructions reçues du conseil d’administration. Il fait rapport régulièrement sur les affaires de la Société et fournit au conseil d’administration et aux administrateurs les renseignements que ceux-ci sont en droit d’exiger pour exercer leur rôle. 

43. Destitution. Le conseil d’administration peut en tout temps destituer avec motif raisonnable n’importe lequel des membres du comité exécutif. 

SECTION – RÉUNIONS PAR VOIE ÉLECTRONIQUE 

44. Réunions par voie électronique. Une assemblée annuelle ou extraordinaire des membres, une réunion du conseil d’administration ou du conseil exécutif pourra avoir lieu par tout moyen de communication permettant aux membres de communiquer immédiatement entre eux, soit par une visioconférence ou audioconférence. Il est également possible qu’au cours d’une même assemblée certains membres participent à l’assemblée soit en personne et d’autres y participent par un moyen technologique. Ce sera au conseil d’administration à le décider et à le prévoir lors de l’avis de convocation. 

SECTION – LES DISPOSITIONS FINANCIÈRES 

45. Exercice financier. L’exercice financier de la corporation se termine le 31 mars de chaque année, ou à toute autre date fixée par résolution du conseil d’administration. 

46. Vérification. Au besoin, les livres et états financiers de la corporation sont vérifiés, aussitôt que possible après l’expiration d’un exercice financier, par un vérificateur nommé à cette fin. 

47. Contrats. Les contrats et autres documents requérant la signature de la corporation sont approuvés au préalable par le conseil d’administration et signés ensuite par les personnes qui sont désignées à cette fin. 

48. Effets bancaires. Tous les chèques, billets et autres effets bancaires de la corporation sont signés par les personnes qui sont désignées à cette fin par le conseil d’administration. 

49. Dépôts. Les fonds de la Société devront être déposés au crédit de la Société auprès de la ou des institutions financières que le conseil d’administration désignera par résolution. 

SECTION – DISPOSITIONS FINALES 

50. Modifications. Les modifications aux règlements de la Société, conformément aux exigences de la Loi sur les compagnies, être adoptées par le conseil d’administration et ratifiées ensuite par les membres en assemblée annuelle ou extraordinaire. Le conseil d’administration peut, dans les limites permises par la Loi, amender les règlements de la Société, les abroger ou en adopter de nouveaux et ces amendements, abrogations ou nouveaux règlements sont en vigueur dès leur adoption par le conseil et ils le demeurent jusqu’à la prochaine assemblée annuelle de la Société où ils doivent être entérinés par les membres pour demeurer en vigueur, à moins que dans l’intervalle ils aient été entérinés lors d’une assemblée extraordinaire convoquée à cette fin. 

51. Conflits d’intérêts. Aucun administrateur intéressé, soit personnellement, soit comme membre d’une société ou corporation, dans un contrat avec la corporation, n’est tenu de démissionner. Il doit cependant divulguer son intérêt au conseil d’administration au moment où celui-ci discute de ce contrat, le faire consigner au procès-verbal, s’abstenir de délibérer et de voter sur cette question. À la demande du président ou de tout administrateur, l’administrateur intéressé doit quitter la réunion pendant que le conseil d’administration délibère et vote sur l’acquisition ou le contrat en question. 

52. Règlement. Le présent règlement constitue un contrat entre l’organisme et ses membres et entre ces derniers, et tous sont réputés en avoir pris connaissance. 

SECTION – CODE D’ÉTHIQUE 

53. Code d’éthique 

La conduite et l’opinion du membre de la Société d’histoire forestière du Québec (SHFQ) doivent être empreintes d’objectivité et d’honnêteté intellectuelle. 

 Son premier devoir est de respecter la diversité d’opinion de l’ensemble des membres de la SHFQ. 

 Le membre de la SHFQ ne doit exprimer son avis sur des questions ayant trait aux aspects historiques et actuelles de l’utilisation de l’arbre, de la forêt et des écosystèmes forestiers que si cet avis est basé sur des connaissances historiques et scientifiques suffisantes. 

 Le membre de la SHFQ doit appuyer toute mesure que la SHFQ croit susceptible d’améliorer le patrimoine forestier et le bien-être de la société. 

 Le membre de la SHFQ doit dénoncer tout intérêt dans un organisme ou une entreprise si cette situation vient en contradiction avec les objectifs de la SHFQ et le présent code d’éthique. 

Le membre de la SHFQ ne doit pas discréditer publiquement le travail ni l’opinion ou porter malicieusement atteinte à la réputation d’un autre membre de la SHFQ.